井冈山大学学生社团档案管理办法

梧桐树下

井冈山大学学生社团档案管理办法

社团联合会办公室的资料档案分为：各类申报表、会议记录、信息档案、考核记录、奖惩记录、各社团活动材料和有保存价值的各种资料。为更好的保存各学生社团相关档案，特制定本管理办法如下：

一、各类档案要求

申报表：办公室有协会注册表、换届申请表、协会停办和注销申请表等各类表格，需合理整理保管；

会议记录：办公室要作团委、学生会、社团联合会会议、社联内部会议和理事长会议的会议记录，会议由办公室记录并整理，以供工作评估及存档备案；

社团成员信息档案：每学年初，各协会的招新会员登记表和协会通讯录都交由办公室存档；

考核记录、奖惩记录表：办公室负责各社团的考核，为各社团建立考核表；每年统计各协会的获奖情况，相关资料归档管理；

活动材料：各社团组织活动前，应填写《社团活动申请表》等相关表格，上交活动方案等，经审批同意后方可举行。《社团活动申请表》一式三份，活动结束后，协会负责人持两份《社团活动申请表》和活动经费花费的发票在活动结束一周后的周五上交办公室报账，并留一份《社团活动申请表》在社联留底，社联办公室对此类活动材料保管以备日后统计与核实。

随着社团联合会的发展，将会需要更多的协会资料，办公室人员须根据实际情况做好所需表格、材料做好登记与管理。

二、档案的收集

由办公室负责人针对不同的档案安排不同的办公室成员负责，相关人员应严肃对待归档工作，并做好记录。

三、任何社团所有文档必须按统一规定的格式上交，一切非统一格式文档由办公室退回重交。

四、办公室负责整理档案资料柜，其他人未经同意不得随意翻动。各类档案是社团联合会对各社团工作作综合评价的重要依据，也是办公室对社团学生干部进行考核和评优的依据，应该认真对待，未经允许不得随意翻动办公室文件以免造成不必要的麻烦。